Hinweisgebersystem

Diese Verfahrensordnung für das Hinweisgebersystem dient dazu, eine strukturierte Methode zur
Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden über mögliche Verstöße gegen
Gesetze, Richtlinien oder ethische Standards innerhalb unserer Unternehmensgruppe bereitzustellen.
Sie hat das Ziel, hinweisgebende Personen zu schützen und sicherzustellen, dass alle Hinweise und
Beschwerden angemessen untersucht und bearbeitet werden. Wir sind bestrebt, eine transparente,
vertrauliche und faire Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende, Führungskräfte, Auftragnehmer
und andere Personen in geschäftlicher Beziehung mit unserer Unternehmensgruppe Bedenken oder
Missstände sicher und geschützt melden können.
 

Es ist unser fester Grundsatz, dass hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben handeln und
verantwortungsbewusst Bedenken melden, keinerlei Nachteile oder Maßregelungsmaßnahmen
befürchten müssen. Alle Hinweise und Beschwerden werden vertraulich behandelt und die Identität
der hinweisgebenden Person wird geschützt.
 

Wir ermutigen alle Mitarbeitenden und andere Beteiligte, die Bedenken haben oder Verstöße gegen
Gesetze, Richtlinien oder ethische Standards beobachten, diese Verfahrensordnung zu nutzen, um
Hinweise oder Beschwerden einzureichen. Durch die aktive Beteiligung unserer Mitarbeitenden und
die Wahrung der Integrität unserer Unternehmensgruppe können wir gemeinsam eine
verantwortungsvolle und erfolgreiche Zukunft gestalten.

Mit dieser Verfahrensordnung werden die Grundsätze zum Betrieb des Hinweisgebersystems in den
Unternehmen der von Eicken Gruppe definiert. Sie trifft dazu Anordnungen zum Zugang und zur
Reichweite des Systems, zum Ablauf des Verfahrens, zu Zuständigkeiten und Verantwortlichkeit sowie
zur Gewährleistung des Hinweisgeberschutzes.

Alle Mitarbeitenden der von Eicken Gruppe haben die Möglichkeit, Hinweise und Beschwerden an die
Beschwerdestelle zu adressieren. Dies schließt ausdrücklich auch solche Mitarbeitenden ein, die sich in
einem Ausbildungs- oder Leiharbeitsverhältnis zu den Unternehmen der von Eicken Gruppe befinden.
 

Das System steht auch denjenigen zur Verfügung, die im geschäftlichen Kontakt (insbesondere
Lieferanten und Kunden) oder in einer sonstigen Verbindung zu Unternehmen der von Eicken Gruppe
stehen.
Dazu stehen folgende Meldekanäle zur Verfügung:
 

• Telefonische Hotline
  Kontaktieren Sie die Beschwerdestelle unter der folgenden Telefonnummer:
  + 49 451 89006 - 540
   
• Kontaktformular
  Kontaktieren Sie die Beschwerdestelle über das auf unserer Internetseite eingebettete
  Kontaktformular. Das Formular finden Sie hier: Kontaktformular interne Meldestelle
  
   

Mitarbeitende können die Beschwerdekanäle auch nutzen, um einen Termin für ein persönliches
Gespräch mit der Beschwerdestelle zu vereinbaren.

Das Verfahren ermöglicht es Mitarbeitenden und Dritten gleichermaßen, Verstöße zu melden, die in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fallen:

https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/__2.html.

Auch Hinweise oder Verdachtsmomente auf Verstöße im Sinne des § 2 HinSchG können gemeldet werden.

Das Hinweisgebersystem der von Eicken Gruppe wird durch einen hierzu betrauten externen Dritten
betrieben. Die betraute Person bietet Gewähr für ein unparteiisches Handeln, ist unabhängig, an
Weisungen nicht gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Diese Funktion nimmt die A&K Consulting GbR wahr. Die über die Meldekanäle eingegangenen
Hinweise und Beschwerden werden durch die A&K Consulting GbR in eigener Verantwortlichkeit
entgegengenommen, nach Maßgabe geltender Gesetze und dieser Verfahrensordnung bearbeitet und
entsprechend dokumentiert.

Der Prozess ist vom Eingang einer Meldung bis zum Ergebnis der Untersuchung ist im Folgenden dargestellt:

Die Eingabe von Hinweisen oder Beschwerden erfolgt über die o.g. Meldekanäle. Die Hinweise sollenso detailliert wie möglich sein und alle relevanten Informationen enthalten, einschließlich Datum, Ort,beteiligte Personen und eine klare Beschreibung des vermuteten Verstoßes. Die hinweisgebende Person wird innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung über deren Eingang informiert. 

Die eingegangene Information wird danach plausibilisiert und darauf geprüft, ob ein Anwendungsfall
des Beschwerdeverfahrens, also ein begründeter Verdacht auf einen Verstoß im Sinne des § 2 HinSchG
vorliegt.
 

Ist dies nicht der Fall, wird die hinweisgebende Person auf den örtlichen Betriebsrat verwiesen. Ist der
Anwendungsbereich des Hinweis- und Beschwerdeverfahrens im Sinne dieser Verfahrensordnung
eröffnet, wird der zur Kenntnis gebrachte Vorfall inhaltlich untersucht. Ziel der Untersuchung ist die
Feststellung, ob tatsächlich ein Verstoß vorliegt. Im Laufe der Untersuchung werden die dazu
erforderlichen Informationen und Unterlagen – streng unter Achtung aller Verfahrensgrundsätze –
beschafft. Soweit erforderlich, wird die hinweisgebende Person für weitere Informationen kontaktiert.
Es ist im Einzelfall möglich, dass zur Untersuchung des Verdachtsfalles weitere Beschäftigte der von
Eicken Gruppe hinzuzuziehen sind, darunter insbesondere die vom Hinweis betroffene Person oder
sonstige Dritte. Der Kreis dieser Personen ist dabei auf diejenigen zu beschränken, die zur
angemessenen Bearbeitung des Verdachtsfalles unbedingt erforderlich sind.
 

Die nach der Untersuchung einzuleitenden Folgemaßnahmen richten sich nach dem Ergebnis der
Untersuchung im Einzelfall. Als solche kommen beispielsweise die folgenden Maßnahmen in Betracht:
 

•  Durchführung weiterer interner Untersuchungen
•  Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen
• Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen
•  Abschluss des Verfahrens mangels Feststellung von Verstößen im Sinne des § 2 HinwSchG
   

Sofern aufgrund weiterer gewonnener Erkenntnisse Einzelfall-Maßnahmen eingeleitet werden, wird
die Umsetzung der Maßnahme durch die Beschwerdestelle sofern erforderlich begleitet und auf
Wirksamkeit überprüft.
 

Das Verfahren endet mit einer Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Darin informiert die
Beschwerdestelleüber die gewonnenen Erkenntnisse und das Ergebnis der Untersuchung bzw.
eingeleiteter Maßnahmen.
 

Anonyme Hinweise und Beschwerden werden akzeptiert, sofern sie ausreichend detaillierte und
relevante Informationen enthalten, um eine Untersuchung durchzuführen. Es wird jedoch darauf
hingewiesen, dass Eingangsbestätigung, etwaiger Verweis auf den örtlichen Betriebsrat, Rückfragen
und sonstige nach der Verfahrensordnung vorgesehene Rückmeldungen an die hinweisgebende
Person im Falle anonymer Hinweise ausgeschlossen sind.

Um den Betreib eines angemessenen, wirksamen Beschwerde- und Hinweisverfahrens zu
ermöglichen, gelten für alle aufgrund eines Hinweises gewonnenen Erkenntnisse die folgenden
Grundsätze:
 

• Vertraulichkeit
  Alle Informationen, die der Beschwerdestelle im Rahmen des Verfahrens bekannt werden,
  werden vertraulich behandelt. Insbesondere die Identität der hinweisgebenden Person wird
  mit äußerster Sorgfalt geschützt. Gleiches gilt für die Identität der vom Gegenstand des Hinweises betroffenen Person/en.
  Das Verfahren folgt einem strengen „Need to know“-Prinzip. Nur Personen, die für die
  Bearbeitung des Hinweises unbedingt erforderlich sind, werden am Verfahren beteiligt.
  Informationen über Untersuchungsergebnisse werden ausschließlich denjenigen Personen
  mitgeteilt, die sie aktiv für weitere Verfahren oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
  benötigen.
   
• Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit
  Die Beschwerdestelle nimmt ihre Aufgabe in eigener Verantwortlichkeit wahr. Sie ist in der
  Form der Bearbeitung frei und nur an gesetzliche Vorgaben und diese Verfahrensordnung
  gebunden.
  Die Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit der Beschwerdestelle werden ausdrücklich
  gewährleistet.
   
• Schutz vor Repressalien
  Es werden keinerlei Repressalien gleich welcher Art gegen die hinweisgebende Person
  gerichtet.
  Sie wird nicht für die Art und Weise der Informationsbeschaffung verantwortlich gemacht,
  solange die beschaffende Handlung als solche nicht eine eigenständige Straftat oder einen
  Verstoß gegen interne Vorschriften der von Eicken Gruppe darstellt.
   
• Recht auf Gehör
  Jede Person, die Gegenstand eines gegen sie gerichteten Verfahrens ist, erhält die Möglichkeit,
  zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Es werden keinerlei Konsequenzen gezogen, bevor die
  betroffene Person von der Beschwerdestelle nicht angehört wurde.
   
• Fairness
  Das Verfahren wird nach einem objektiven Verfahren und ohne jede Voreingenommenheit
  durchgeführt. Bei Verdachtsmomenten gegen eine Person gilt diese solange als „unschuldig“
  wie nicht das Gegenteil bewiesen ist.
   
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird gewährleistet.

Lübeck, September 2026