Hinweisgebersystem

Diese Verfahrensordnung für das Hinweisgebersystem dient dazu, eine strukturierte Methode zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden über mögliche Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien oder ethische Standards innerhalb unserer Unternehmensgruppe
bereitzustellen. Sie hat das Ziel, hinweisgebende Personen zu schützen und sicherzustellen, dass alle Hinweise und Beschwerden angemessen untersucht und bearbeitet werden. Wir sind bestrebt, eine transparente, vertrauliche und faire Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende, Führungskräfte, Auftragnehmer und andere Personen in geschäftlicher Beziehung mit unserer Unternehmensgruppe Bedenken oder Missstände sicher und geschützt melden können.

Es ist unser fester Grundsatz, dass hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben handeln und verantwortungsbewusst Bedenken melden, keinerlei Nachteile oder Maßregelungsmaßnahmen befürchten müssen. Alle Hinweise und Beschwerden werden vertraulich behandelt und die Identität
der hinweisgebenden Person wird geschützt.

Wir ermutigen alle Mitarbeitenden und andere Beteiligte, die Bedenken haben oder Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien oder ethische Standards beobachten, diese Verfahrensordnung zu nutzen, um Hinweise oder Beschwerden einzureichen. Durch die aktive Beteiligung unserer Mitarbeitenden und
die Wahrung der Integrität unserer Unternehmensgruppe können wir gemeinsam eine verantwortungsvolle und erfolgreiche Zukunft gestalten.

Mit dieser Verfahrensordnung werden die Grundsätze zum Betrieb des Hinweisgebersystems in den Unternehmen der von Eicken Gruppe definiert. Sie trifft dazu Anordnungen zum Zugang und zur Reichweite des Systems, zum Ablauf des Verfahrens, zu Zuständigkeiten und Verantwortlichkeit sowie
zur Gewährleistung des Hinweisgeberschutzes.

Alle Mitarbeitenden der von Eicken Gruppe haben die Möglichkeit, Hinweise und Beschwerden an die Beschwerdestelle zu adressieren. Dies schließt ausdrücklich auch solche Mitarbeitenden ein, die sich in einem Ausbildungs- oder Leiharbeitsverhältnis zu den Unternehmen der von Eicken Gruppe
befinden.

Das System steht auch denjenigen zur Verfügung, die im geschäftlichen Kontakt (insbesondere Lieferanten und Kunden) oder in einer sonstigen Verbindung zu Unternehmen der von Eicken Gruppe stehen.

Dazu stehen folgende Meldekanäle zur Verfügung:

• Telefonische Hotline
  Kontaktieren Sie die Beschwerdestelle unter der folgenden Telefonnummer:
  + 49 451 89006 - 540

• Kontaktformular
  Kontaktieren Sie die Beschwerdestelle über das auf unserer Internetseite eingebettete Kontaktformular.
  Das Formular finden Sie hier: zum Kontaktformular

Mitarbeitende können die Beschwerdekanäle auch nutzen, um einen Termin für ein persönliches Gespräch mit der Beschwerdestelle zu vereinbaren.

Das Verfahren ermöglicht es Mitarbeitenden und Dritten gleichermaßen, Verstöße zu melden, die in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fallen:

https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/__2.html.

Auch Hinweise oder Verdachtsmomente auf Verstöße im Sinne des § 2 HinSchG können gemeldet werden.

Das Hinweisgebersystem der von Eicken Gruppe wird durch einen hierzu betrauten externen Dritten betrieben. Die betraute Person bietet Gewähr für ein unparteiisches Handeln, ist unabhängig, an Weisungen nicht gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Diese Funktion nimmt Herr Andreas Kefenbaum von der Greendustry Consulting UG wahr. Die über die Meldekanäle eingegangenen Hinweise und Beschwerden werden durch Herrn Kefenbaum in eigener Verantwortlichkeit entgegengenommen, nach Maßgabe geltender Gesetze und dieser
Verfahrensordnung bearbeitet und entsprechend dokumentiert.

Der Prozess ist vom Eingang einer Meldung bis zum Ergebnis der Untersuchung ist im Folgenden dargestellt:

Abbildung: Prozess

Die Eingabe von Hinweisen oder Beschwerden erfolgt über die o.g. Meldekanäle. Die Hinweise sollen so detailliert wie möglich sein und alle relevanten Informationen enthalten, einschließlich Datum, Ort, beteiligte Personen und eine klare Beschreibung des vermuteten Verstoßes. Die hinweisgebende Person wird innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung über deren Eingang informiert.

Die eingegangene Information wird danach plausibilisiert und darauf geprüft, ob ein Anwendungsfall des Beschwerdeverfahrens, also ein begründeter Verdacht auf einen Verstoß im Sinne des § 2 HinSchG vorliegt.

Ist dies nicht der Fall, wird die hinweisgebende Person auf den örtlichen Betriebsrat verwiesen. Ist der Anwendungsbereich des Hinweis- und Beschwerdeverfahrens im Sinne dieser Verfahrensordnung eröffnet, wird der zur Kenntnis gebrachte Vorfall inhaltlich untersucht. Ziel der
Untersuchung ist die Feststellung, ob tatsächlich ein Verstoß vorliegt. Im Laufe der Untersuchung werden die dazu erforderlichen Informationen und Unterlagen – streng unter Achtung aller Verfahrensgrundsätze – beschafft. Soweit erforderlich, wird die hinweisgebende Person für weitere
Informationen kontaktiert. Es ist im Einzelfall möglich, dass zur Untersuchung des Verdachtsfalles weitere Beschäftigte der von Eicken Gruppe hinzuzuziehen sind, darunter insbesondere die vom Hinweis betroffene Person oder sonstige Dritte. Der Kreis dieser Personen ist dabei auf diejenigen zu
beschränken, die zur angemessenen Bearbeitung des Verdachtsfalles unbedingt erforderlich sind.

Die nach der Untersuchung einzuleitenden Folgemaßnahmen richten sich nach dem Ergebnis der Untersuchung im Einzelfall. Als solche kommen beispielsweise die folgenden Maßnahmen in Betracht:

• Durchführung weiterer interner Untersuchungen
• Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen
• Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen
• Abschluss des Verfahrens mangels Feststellung von Verstößen im Sinne des § 2 HinwSchG

Sofern aufgrund weiterer gewonnener Erkenntnisse Einzelfall-Maßnahmen eingeleitet werden, wird die Umsetzung der Maßnahme durch die Beschwerdestelle sofern erforderlich begleitet und auf Wirksamkeit überprüft.

Das Verfahren endet mit einer Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Darin informiert die Beschwerdestelleüber die gewonnenen Erkenntnisse und das Ergebnis der Untersuchung bzw. eingeleiteter Maßnahmen.

Anonyme Hinweise und Beschwerden werden akzeptiert, sofern sie ausreichend detaillierte und relevante Informationen enthalten, um eine Untersuchung durchzuführen. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass Eingangsbestätigung, etwaiger Verweis auf den örtlichen Betriebsrat, Rückfragen
und sonstige nach der Verfahrensordnung vorgesehene Rückmeldungen an die hinweisgebende Person im Falle anonymer Hinweise ausgeschlossen sind.

Um den Betreib eines angemessenen, wirksamen Beschwerde- und Hinweisverfahrens zu ermöglichen, gelten für alle aufgrund eines Hinweises gewonnenen Erkenntnisse die folgenden Grundsätze:
 

Vertraulichkeit

Alle Informationen, die der Beschwerdestelle im Rahmen des Verfahrens bekannt werden, werden vertraulich behandelt. Insbesondere die Identität der hinweisgebenden Person wird mit äußerster Sorgfalt geschützt. Gleiches gilt für die Identität der vom Gegenstand des Hinweises betroffenen Person/en.
Das Verfahren folgt einem strengen „Need to know“-Prinzip. Nur Personen, die für die Bearbeitung des Hinweises unbedingt erforderlich sind, werden am Verfahren beteiligt. Informationen über Untersuchungsergebnisse werden ausschließlich denjenigen Personen mitgeteilt, die sie aktiv für weitere Verfahren oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen benötigen.

Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit
Die Beschwerdestelle nimmt ihre Aufgabe in eigener Verantwortlichkeit wahr. Sie ist in der Form der Bearbeitung frei und nur an gesetzliche Vorgaben und diese Verfahrensordnung gebunden. Die Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit der Beschwerdestelle werden ausdrücklich
gewährleistet.

Schutz vor Repressalien
Es werden keinerlei Repressalien gleich welcher Art gegen die hinweisgebende Person gerichtet. Sie wird nicht für die Art und Weise der Informationsbeschaffung verantwortlich gemacht, solange die beschaffende Handlung als solche nicht eine eigenständige Straftat oder einen Verstoß gegen interne Vorschriften der von Eicken Gruppe darstellt.

Recht auf Gehör
Jede Person, die Gegenstand eines gegen sie gerichteten Verfahrens ist, erhält die Möglichkeit, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Es werden keinerlei Konsequenzen gezogen, bevor die betroffene Person von der Beschwerdestelle nicht angehört wurde.

Fairness
Das Verfahren wird nach einem objektiven Verfahren und ohne jede Voreingenommenheit durchgeführt. Bei Verdachtsmomenten gegen eine Person gilt diese solange als „unschuldig“ wie nicht das Gegenteil bewiesen ist.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird gewährleistet.

Lübeck, Juli 2023